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Política de Privacidad

This is a compliance-oriented draft based on the EU GDPR and Spain's LOPDGDD, for a job board handling crew CVs, photos, and employer payment data. Having it reviewed by a qualified data protection lawyer before scaling up is still recommended — cross-border transfers to cruise lines outside the EU/EEA in particular deserve a proper legal assessment.
Este es un borrador orientado al cumplimiento normativo, basado en el RGPD de la UE y la LOPDGDD española, para un portal de empleo que gestiona CVs, fotos y datos de pago de empleadores. Se recomienda que un abogado especializado en protección de datos lo revise antes de escalar el negocio — las transferencias internacionales a navieras fuera de la UE/EEE merecen en particular una evaluación legal adecuada.

Last updated: July 2026

1. Who Is the Data Controller

Ibrahim Baha Duru, an individual entrepreneur (autónomo), NIF Y8956929F, registered at Calle Cerro del Murmullo, 13 - 57, 28051 Madrid, Spain ("Embarking Crew", "we") is the data controller for personal data processed through this website. Contact our data protection team at info@embarkingcrew.com.

2. What Data We Collect

Crew members (job seekers): full name, email address, password (stored hashed), profile picture, and CV/résumé. We do not request passports, medical certificates, seaman's books, or other legal/identity documents at sign-up.

Employers (cruise lines & agencies): company name, contact name, email, phone, and billing/payment details. Card payment data is entered directly into our payment processor's secure form and is not stored on our servers.

3. Purposes and Legal Basis for Processing

  • Providing the crew profile and job-matching service — necessary for performance of a contract (Art. 6.1.b GDPR).
  • Sharing your profile picture, CV, and email with an employer when you apply to a job — based on your explicit action and consent at the moment you click "Apply" (Art. 6.1.a GDPR).
  • Processing employer job listings and payments — necessary for performance of a contract (Art. 6.1.b GDPR).
  • Account security, fraud prevention, and service integrity — legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR).
  • Legal compliance (e.g. tax and accounting records for employer payments) — legal obligation (Art. 6.1.c GDPR).

4. Who Receives Your Data

When a crew member applies to a job, their profile picture, CV, and email address are shared with the employer that posted the listing. Employers become independent data controllers for the applicant data they receive and are responsible for handling it lawfully in their own hiring process.

We also share limited data with service providers acting as data processors on our behalf, such as our payment processor (for billing employers) and cloud hosting providers, under data processing agreements as required by Art. 28 GDPR.

5. International Data Transfers

Many cruise lines and agencies we work with are based outside the European Economic Area (EEA). Where personal data is transferred to a recipient outside the EEA, we rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs) or an applicable adequacy decision as the transfer safeguard, in accordance with Art. 44–49 GDPR. You can request more information about these safeguards by contacting us.

6. Data Retention

We keep crew profile data for as long as your account is active, plus a limited period after account closure to comply with legal or dispute-resolution obligations. Employer billing records are retained for the period required by Spanish tax and commercial law (generally up to 6 years).

7. Your Rights

Under GDPR and the LOPDGDD, you have the right to: access your data, request rectification or erasure, restrict or object to processing, request data portability, and withdraw consent at any time (without affecting processing carried out before withdrawal). To exercise these rights, contact info@embarkingcrew.com. You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD) at www.aepd.es, or with your local supervisory authority if you are based elsewhere in the EU.

8. Minors

Embarking Crew is intended for users aged 18 and over, consistent with the minimum age and certification requirements for maritime employment. We do not knowingly collect data from minors.

9. Security

We apply appropriate technical and organizational measures, including encryption of data in transit (HTTPS/TLS) and access controls, to protect personal data against unauthorized access, loss, or alteration.

10. Automated Decision-Making

Embarking Crew does not currently use automated decision-making or profiling that produces legal or similarly significant effects concerning you. All hiring decisions are made directly by employers reviewing applications. If this changes in the future, we will update this policy and provide the safeguards required by Art. 22 GDPR, including the right to request human review.

Última actualización: julio de 2026

1. Quién es el Responsable del Tratamiento

Ibrahim Baha Duru, empresario individual (autónomo), NIF Y8956929F, con domicilio en Calle Cerro del Murmullo, 13 - 57, 28051 Madrid, España ("Embarking Crew", "nosotros") es el responsable del tratamiento de los datos personales procesados a través de este sitio web. Contacte con nuestro equipo de protección de datos en info@embarkingcrew.com.

2. Qué Datos Recopilamos

Tripulación (candidatos): nombre completo, correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada), foto de perfil y CV/currículum. No solicitamos pasaportes, certificados médicos, libretas de navegante ni otros documentos legales o de identidad en el registro.

Empleadores (navieras y agencias): nombre de la empresa, nombre de contacto, correo electrónico, teléfono y datos de facturación/pago. Los datos de la tarjeta se introducen directamente en el formulario seguro de nuestro procesador de pagos y no se almacenan en nuestros servidores.

3. Finalidades y Base Jurídica del Tratamiento

  • Prestar el servicio de perfil de tripulación y emparejamiento de empleo — necesario para la ejecución de un contrato (Art. 6.1.b RGPD).
  • Compartir su foto de perfil, CV y correo electrónico con un empleador al postular a una oferta — basado en su acción explícita y consentimiento al pulsar "Aplicar" (Art. 6.1.a RGPD).
  • Gestionar las ofertas de empleo y pagos de los empleadores — necesario para la ejecución de un contrato (Art. 6.1.b RGPD).
  • Seguridad de la cuenta, prevención del fraude e integridad del servicio — interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD).
  • Cumplimiento legal (p. ej., registros fiscales y contables de los pagos de empleadores) — obligación legal (Art. 6.1.c RGPD).

4. Quién Recibe sus Datos

Cuando un tripulante se postula a una oferta, su foto de perfil, CV y correo electrónico se comparten con el empleador que publicó la oferta. Los empleadores se convierten en responsables independientes del tratamiento de los datos del candidato que reciben y son responsables de tratarlos lícitamente en su propio proceso de contratación.

También compartimos datos limitados con proveedores de servicios que actúan como encargados del tratamiento en nuestro nombre, como nuestro procesador de pagos (para la facturación a empleadores) y proveedores de alojamiento en la nube, en virtud de contratos de encargo conforme al Art. 28 RGPD.

5. Transferencias Internacionales de Datos

Muchas navieras y agencias con las que trabajamos tienen su sede fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando los datos personales se transfieren a un destinatario fuera del EEE, nos basamos en las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) de la Comisión Europea o en una decisión de adecuación aplicable como garantía de la transferencia, conforme a los Arts. 44–49 RGPD. Puede solicitar más información sobre estas garantías contactándonos.

6. Conservación de Datos

Conservamos los datos del perfil de tripulación mientras su cuenta esté activa, más un período limitado tras el cierre de la cuenta para cumplir obligaciones legales o de resolución de disputas. Los registros de facturación de empleadores se conservan durante el período exigido por la normativa fiscal y mercantil española (generalmente hasta 6 años).

7. Sus Derechos

Conforme al RGPD y la LOPDGDD, usted tiene derecho a: acceder a sus datos, solicitar su rectificación o supresión, limitar o oponerse al tratamiento, solicitar la portabilidad de los datos y retirar su consentimiento en cualquier momento (sin afectar al tratamiento realizado antes de la retirada). Para ejercer estos derechos, contacte con info@embarkingcrew.com. También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es, o ante la autoridad de control de su lugar de residencia dentro de la UE.

8. Menores de Edad

Embarking Crew está destinado a usuarios mayores de 18 años, en consonancia con los requisitos mínimos de edad y titulación para el empleo marítimo. No recopilamos conscientemente datos de menores.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas, incluido el cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS) y controles de acceso, para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración.

10. Decisiones Automatizadas

Embarking Crew no utiliza actualmente decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles que produzcan efectos jurídicos o de importancia similar sobre usted. Todas las decisiones de contratación las toman directamente los empleadores al revisar las candidaturas. Si esto cambiara en el futuro, actualizaremos esta política y proporcionaremos las garantías exigidas por el Art. 22 RGPD, incluido el derecho a solicitar revisión humana.